仕事の理解が深まる
分類することによるメリットとして、まず挙げられるのは、「仕事の理解が深まる」こと。自分の仕事を様々な角度からグループ分けをして、タイトルをつけるだけで、不思議なことに新たな発見があります。
それに加えて、未知の分野も見つけることができます。まさに一石二鳥です。
アクセスタイムの短縮
次のメリットは、探したい情報にたどり着くまでの「アクセスタイムが短縮」されること。情報群がそれぞれの特性ごとにグループ分けをしてあるため、すぐにたどり着くことができます。
資料の体系が頭の中にあるため、全体構造を把握しています。だから、「片っ端から」とか「手当たり次第に」という人海戦術は不要となります。
このように大きなメリットを与えてくれる「分類」ですが、分類することを目的としてしまえば、本末転倒になります。
あくまでも、目的があって、それを補助する手段としての「分類」でなければ、「分類のための分類」という迷路にはまり込んでしまうから注意が必要。
分類のスタートは資料が増えてから
そして、そもそも分類することが必要になるのは、資料のボリュームが増えることにより、アクセスタイムが増大することから始まります。資料が少ないうちから分類分けをしていると、分類のための分類になってしまいやすいからです。
まずは、大ざっぱに分類します。それでも分類の必要性があれば、中分類として深化させます。とにかく「資料が増えてから間に合わせること」が分類の鉄則です。